Jakiś czas temu obejrzałam Le Mans 66 w reżyserii Jamesa Mangolda i najbardziej wkurzyła mnie postać Leo Beebe, czyli marketingowca Forda. Wkurzyła mnie tym bardziej, że chociaż znam hollywoodzkie standardy i wiem, że zawsze musi znaleźć się jakiś czarny charakter, najczęściej w roli pyszałkowatego i ograniczonego ignoranta, którego jedynym sensem istnienia jest uprzykrzanie życia głównym bohaterom, to jednak z takimi "postaciami" spotykam się na codzień.
Więc tym razem będzie o tym, jak to tacy pyszałkowaci, ograniczeni ignoranci utrudniają życie całemu szerd serwises delywery senter.
Na tapet bierzemy koszty. Otóż co to są koszty? Najprościej chyba wytłumaczyć to na przykładzie konta bankowego. Jeśli pieniądze "schodzą" z konta to znaczy, że to są koszty, a jeśli kasa "wpływa" na konto, to znaczy, że to są przychody. Prawda, że to nic trudnego?
A teraz proszę sobie zapamiętać poniższe zdanie raz na zawsze:
Koszty nie mają nic wspólnego z kasą na koncie, ani z jej "wejściami" czy "zejściami"
Niemal każde centrum usług wspólnych, czyli Shared Services Delivery Center (szerd serwises delywery senter ), podzielone jest na tak zwane działy Zobowiązań ( Kreditoren, Accounts Payables, AP - apecja), które jak sama nazwa wskazuje zajmują się zobowiązaniami wobec innych podmiotów, Należności (Debitoren, Accounts Receivables, AR - aery), które, również jak nazwa wskazuje, zajmują się należnościami oraz dział Księgi Głównej (Hauptbuch, General Ledger, GL - dżiel), czyli dział, o którym nikt nie wie, czym się zajmuje, ale ponieważ (podobno) jest to najważniejszy dział, to wszyscy chcą pracować w dżielu (a tak naprawdę, to zajmuje się uzgadnianiem wszystkich kont syntetycznych i tym, jak konta te są wykazywane w rachunku zysków i strat oraz w bilansie - ale o planie kont też będzie w jednym z następnych postów 😉).
Więc skoro teraz mówimy o apecji, to przejdźmy od razu do tego czym są koszty, jeśli nie są one kasą "wypływającą" z konta.
Według definicji z mojego zeszytu do rachunkowości z klasy drugiej szkoły średniej to:
Równowartość zużytych w procesie działalności środków pracy (którymi są środki trwałe), produktów pracy (czyli materiały, energia itp) i pracy ludzkiej (czyli wynagrodzeń, usług obcych itp.)
Według Ustawy o podatku dochodowym (i tym od osób prawnych i tym od osób fizycznych), wyróżniamy koszty uzyskania przychodów (czyli tzw KUP-y - kupy - jakkolwiek głupio to brzmi), czyli
Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
oraz koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów (NKUP-y), które w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych wykazane są w artykule 23 a w Ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych w artykule 16 i które systematycznie są aktualizowane.
Dlatego też księgowe i księgowi zanim zaliczą coś do kosztów uzyskania przychodów, muszą zawsze zweryfikować czy koszt ten czasami nie znajduje się w którymś z wyżej wymienionych artykułów, z uwagi na to, że wtedy koszty te nie obniżają waszego podatku dochodowego i to właśnie księgowa jest odpowiedzialna za wyodrębnienie ich z kosztów uzyskania przychodów. A nawet jeśli tego nie zrobi (najczęściej pod wpływem nacisków klienta), to po skontrolowaniu ksiąg przez dowolnego audytora, koszty te i tak zostaną wyrzucone z kosztów uzyskania przychodów.
Dlatego też księgowe i księgowi zanim zaliczą coś do kosztów uzyskania przychodów, muszą zawsze zweryfikować czy koszt ten czasami nie znajduje się w którymś z wyżej wymienionych artykułów, z uwagi na to, że wtedy koszty te nie obniżają waszego podatku dochodowego i to właśnie księgowa jest odpowiedzialna za wyodrębnienie ich z kosztów uzyskania przychodów. A nawet jeśli tego nie zrobi (najczęściej pod wpływem nacisków klienta), to po skontrolowaniu ksiąg przez dowolnego audytora, koszty te i tak zostaną wyrzucone z kosztów uzyskania przychodów.
Według Ustawy o rachunkowości, koszty to
Uprawdopodobnione zmniejszenie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia aktywów albo zwiększenia wartości zobowiązań lub rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.
Czyli, w zależności od punktu widzenia, uważamy koszty za równowartość środków zużytych w celu osiągnięcia przychodu, stanowiących, z punku widzenia Ustawy o rachunkowości, zmniejszenie korzyści ekonomicznych w okresie sprawozdawczym, a z punktu widzenia widzenia ustaw o podatku dochodowym, za środki powodujące osiągnięcie przychodu bądź też jego zabezpieczenie (czyli mówiąc prościej, z punktu widzenia podatku dochodowego - każdy nasz przychód ileś tam kosztuje; a z punktu widzenia rachunkowości - jest to zmniejszenie naszego przychodu w danym okresie).
A teraz przedstawmy na czym polega to uprawdopodobnione zmniejszenie korzyści ekonomicznej.
Wróćmy zatem do tego naszego prostego schematu bilansu i wyobraźmy sobie, że musimy uregulować rachunek za czynsz. Czynsz wynosi 300,00 zł.
Od razu wyjaśnijmy, że kosztem nie jest tych 300,00 zł, ale sam czynsz, którego równowartość wynosi 300,00 zł. Czyli:
1. Otrzymujemy fakturę w wysokości 300,00 zł za czynsz, która dokumentuje powstanie kosztu zmniejszającego nasz zysk z drobnej działalności gospodarczej i jednocześnie zwiększenie zobowiązania wobec innego podmiotu o tych 300,00 zł (bo jeszcze tych 300,00 zł nie zapłaciliśmy)
I jak widzimy nasz koszt co prawda zmniejszył nasz zysk, ale jednocześnie zwiększył zobowiązania, a zatem nasz majątek nie uległ zmianie. Sytuacja natomiast zmieni się, w chwili, gdy:
2.Spłacimy nasze zobowiązanie.
Czyli jak widzimy, nasz majątek uległ zmianie (zmniejszył się o tych 300,00 zł). Zniknęło zobowiązanie w wysokości 300,00 zł, które uregulowane zostało przelewem bankowym, który z kolei zmniejszył stan środków na koncie o tych 300,00 zł. Na tym właśnie polega to zmniejszenie korzyści ekonomicznych. Na zmniejszeniu sumy bilansowej.
Tymczasem dział AP (przynajmniej ten, z którym ja zawsze miałam do czynienia) zajmuje się wszystkim oprócz księgowania kosztów.
Według ustalonych przez przełożonych procedur, księgowanie faktury kosztowej, to nie "zawieszanie" faktury na "kosztach" po jednej stronie i "zobowiązaniu" po drugiej stronie, a jedynie przepychanie ich z jednego systemu do drugiego.
W teorii powinno to wyglądać tak, że specjalista od zakupów, dokonując zakupu określonego dobra, wprowadza je do systemu, podając jednocześnie tzw. "koding", czyli numer konta kosztowego oraz numer konta dostawcy. Więc w momencie, kiedy faktura za zakupione dobro "ląduje" w takim właśnie systemie zakupowym, zadaniem księgowego "apecji" jest powiązanie jej z dokonanym zamówieniem i "przesłanie" takiej faktury z wszystkimi potrzebnymi danymi do systemu finansowo-księgowego.
W praktyce jednak wygląda to tak, że taka faktura w systemie zakupowym rzadko kiedy posiada wszystkie dane potrzebne do zaksięgowania jej w systemie finansowo-księgowym, a niestety taki księgowy apecji, nie może wprowadzić ich sam. Musi niestety czekać na aprobatę ze strony "biznesu", który też tego nie zaaprobuje, bo przełożony "biznesu" nigdy do końca nie będzie pewien, gdzie w bilansie, będzie ten koszt wykazany. Co oczywiście oznacza tylko tyle, że "biznes" tak na dobrą sprawę, nie wie jak działa sprawozdanie finansowe...
Przez wiele lat pracowałam w biurze rachunkowym, gdzie wprowadzenie faktury do systemu zajmowało 30 sekund, gdyż od klienta otrzymywałam zaakceptowaną fakturę, z której dane (jeśli zawierała wszystkie potrzebne) samodzielnie wprowadzałam do systemu. Biorąc pod uwagę, że doskonale znałam plan kont klienta, również nie miałam problemu z rozpoznaniem, jaki to koszt zawiera faktura i kto jest dostawcą. Tak więc wprowadzenie ponad 100 faktur dziennie, ręcznie, nie "certoląc" się z jakimiś systemowymi przepychankami, które tylko niepotrzebnie dekoncentrując, odrywają od pracy i zamiast ją automatyzować, jedynie rozpraszają, nie stanowiło dla mnie żadnego problemu.
Jakimże więc szokiem była dla mnie praca w takim "korpocentrum", gdzie wykonanie prostej zautomatyzowanej czynności zajmuje dużo więcej czasu, niż wykonanie tego manualnie. Gdzie programy i algorytmy pisane są niezgodnie z zasadami rachunkowości, a z zasadami "speców od niczego", dla których najważniejsze jest żeby coś "ładnie wyglądało na papierze", ale już niekoniecznie usprawniało komuś pracę.
Nie pozostaje mi zatem nic innego jak tylko nie tracić z oczu tego, na czym tak naprawdę polega księgowość i nie dać się ogłupiać procedurom, które z księgowością nie mają nic wspólnego.
A mogło być tak pięknie...
Do następnego 😊
A teraz przedstawmy na czym polega to uprawdopodobnione zmniejszenie korzyści ekonomicznej.
Wróćmy zatem do tego naszego prostego schematu bilansu i wyobraźmy sobie, że musimy uregulować rachunek za czynsz. Czynsz wynosi 300,00 zł.
Od razu wyjaśnijmy, że kosztem nie jest tych 300,00 zł, ale sam czynsz, którego równowartość wynosi 300,00 zł. Czyli:
1. Otrzymujemy fakturę w wysokości 300,00 zł za czynsz, która dokumentuje powstanie kosztu zmniejszającego nasz zysk z drobnej działalności gospodarczej i jednocześnie zwiększenie zobowiązania wobec innego podmiotu o tych 300,00 zł (bo jeszcze tych 300,00 zł nie zapłaciliśmy)
I jak widzimy nasz koszt co prawda zmniejszył nasz zysk, ale jednocześnie zwiększył zobowiązania, a zatem nasz majątek nie uległ zmianie. Sytuacja natomiast zmieni się, w chwili, gdy:
2.Spłacimy nasze zobowiązanie.
Czyli jak widzimy, nasz majątek uległ zmianie (zmniejszył się o tych 300,00 zł). Zniknęło zobowiązanie w wysokości 300,00 zł, które uregulowane zostało przelewem bankowym, który z kolei zmniejszył stan środków na koncie o tych 300,00 zł. Na tym właśnie polega to zmniejszenie korzyści ekonomicznych. Na zmniejszeniu sumy bilansowej.
Tymczasem dział AP (przynajmniej ten, z którym ja zawsze miałam do czynienia) zajmuje się wszystkim oprócz księgowania kosztów.
Według ustalonych przez przełożonych procedur, księgowanie faktury kosztowej, to nie "zawieszanie" faktury na "kosztach" po jednej stronie i "zobowiązaniu" po drugiej stronie, a jedynie przepychanie ich z jednego systemu do drugiego.
W teorii powinno to wyglądać tak, że specjalista od zakupów, dokonując zakupu określonego dobra, wprowadza je do systemu, podając jednocześnie tzw. "koding", czyli numer konta kosztowego oraz numer konta dostawcy. Więc w momencie, kiedy faktura za zakupione dobro "ląduje" w takim właśnie systemie zakupowym, zadaniem księgowego "apecji" jest powiązanie jej z dokonanym zamówieniem i "przesłanie" takiej faktury z wszystkimi potrzebnymi danymi do systemu finansowo-księgowego.
W praktyce jednak wygląda to tak, że taka faktura w systemie zakupowym rzadko kiedy posiada wszystkie dane potrzebne do zaksięgowania jej w systemie finansowo-księgowym, a niestety taki księgowy apecji, nie może wprowadzić ich sam. Musi niestety czekać na aprobatę ze strony "biznesu", który też tego nie zaaprobuje, bo przełożony "biznesu" nigdy do końca nie będzie pewien, gdzie w bilansie, będzie ten koszt wykazany. Co oczywiście oznacza tylko tyle, że "biznes" tak na dobrą sprawę, nie wie jak działa sprawozdanie finansowe...
Przez wiele lat pracowałam w biurze rachunkowym, gdzie wprowadzenie faktury do systemu zajmowało 30 sekund, gdyż od klienta otrzymywałam zaakceptowaną fakturę, z której dane (jeśli zawierała wszystkie potrzebne) samodzielnie wprowadzałam do systemu. Biorąc pod uwagę, że doskonale znałam plan kont klienta, również nie miałam problemu z rozpoznaniem, jaki to koszt zawiera faktura i kto jest dostawcą. Tak więc wprowadzenie ponad 100 faktur dziennie, ręcznie, nie "certoląc" się z jakimiś systemowymi przepychankami, które tylko niepotrzebnie dekoncentrując, odrywają od pracy i zamiast ją automatyzować, jedynie rozpraszają, nie stanowiło dla mnie żadnego problemu.
Jakimże więc szokiem była dla mnie praca w takim "korpocentrum", gdzie wykonanie prostej zautomatyzowanej czynności zajmuje dużo więcej czasu, niż wykonanie tego manualnie. Gdzie programy i algorytmy pisane są niezgodnie z zasadami rachunkowości, a z zasadami "speców od niczego", dla których najważniejsze jest żeby coś "ładnie wyglądało na papierze", ale już niekoniecznie usprawniało komuś pracę.
Nie pozostaje mi zatem nic innego jak tylko nie tracić z oczu tego, na czym tak naprawdę polega księgowość i nie dać się ogłupiać procedurom, które z księgowością nie mają nic wspólnego.
A mogło być tak pięknie...
Do następnego 😊
Komentarze
Prześlij komentarz